MailMerge pada Ms Word 2010 dari data Ms Exel

Kadang saya di minta tolong atau di tanya sama teman kantor tentang MailMerge, karena saya jarang menggunakan fasilitas mailmerge seringnya lupa akan fasilitas di Ms Word, oke langsung aja. MailMerge Merupakan salah satu fasilitas dari Microsoft Word yang memudahkan pengguna dalam membuat surat yang isinya sama untuk penerima yang berbeda-beda. Contoh nyata yang sering menggunakan fasilitas Mail Merge adalah surat undangan yang dibuat oleh sekolah untuk para orang tua murid. Sebagai contoh, inilah langkah – langkah untuk membuat surat undangan tersebut.

1.       Langkah Pertama buat file exel dan Save, contohnya seperti di bawah ini :

 ( anda bisa menambahkah data di exel sesuai kebutuhan )

2.       Buka Ms Word dan buat surat yang anda inginkan

( contoh surat kan akan di buat mail merge )

3.       Pilih Mailings -> Select Recipients -> Use Existing List

 

4.       Select Data dan klik 2x (saya memakai data exel yang berada di My Documents)

5.        Maka muncul Select Table pilih nama sheet nya dan OK

(disini muncul 1 karena di exel hanya 1 sheet)

6.       Tempatkan kursor pada posisi Kepada dan Pilih Insert Merge Fields hingga muncul field nya

( lakukan langkah ini sama untuk field : Alamat, Waktu, Tempat, Biaya )

7.       Seperti ini hasil Insert Merge Field

8.       Untuk melihat Hasilnya klik Preview Results dan untuk melihat field selanjutnya klik Next Record di sebelah Preview Results

(pada file di exel ada titik, tapi untuk tampilan di mailmerge tidak ada titik dan perlu menambahkan rumus, menambahkan titik pada angka di biaya ikuti langkah di bawah ini)

9.       Select pada angka yang akan di tambahkan titik dan tekan Shift + F9 maka mailmerge bisa di edit, dan tambahkan \##.#0 di dalam kurung jika sudah selesai edit, tekan lagi Shift + F9  

( jika belum tampil perubahan, klik Next Record di sebelah Preview Results )